哈尔滨剑桥学院学生档案管理办法

发布者:学工处管理员发布时间:2019-07-03浏览次数:70

第一章 总则

第一条  为了进一步加强档案管理,实现档案管理的制度化、规范化、科学化,提高档案管理水平,维护档案的真实性、严肃性,完善学校学生档案管理的服务体系,有效地建立、保护和利用档案,充分发挥档案在管理中的重要作用,保障学生的正当权益。根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规,结合我校实际,特制定本办法。

第二条  学生档案是学生在校期间形成的,反映学生德、智、体、美、劳及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是党和国家选拔和录用人才的重要参考依据。学生档案管理是贯彻执行党的教育方针,为培养、选拨、录用人才服务的一项常规基础性工作。

第三条  学生档案工作是高校档案工作的重要组成部分,学生档案管理必须坚持集中统一管理的原则,确保学生档案的完整、准确、系统、安全。

第四条  本办法适用于哈尔滨剑桥学院全日制学生。

第二章 学生档案管理职责

第五条  全体在校生档案由学生工作处集中管理,各二级学院负责档案材料的收集、整理和派遣。

第六条 学生档案室工作职责

(一) 接收、整理学生档案材料。

(二) 办理学生档案的查阅。

(三) 做好学生档案的安全、保密、保管工作。

第三章 学生档案归档范围及分类

第七条  为使学生档案适应国家人事的需要,在校期间学生档案应不断的充实。归档的学生档案,必须客观、历史、全面地反映学生的成长过程及其有关情况,对学生当前和长远具有参考价值和凭证作用。学生档案的归档范围及其分类:

(一) 高中学生档案。

(二) 大学期间档案材料。

1.学生登记表。

2.党团组织相关材料。

(三) 大学毕业档案材料

1.毕业生登记表。

2.学生成绩表。

3.毕业生派遣材料。

4.大学生诚信登记表。

第四章 学生档案收集与保管

第八条  各二级学院将收集的学生高中档案 (纸质) 或个别省市出具的电子档案以班级形式按照学号顺序列出名单,辅导员确认后签字,书记审核后签字盖章,并一式 3份,一份学院自行妥善保管;一份上交学生工作处存档,一份上交学校档案室存档。

第九条  休学学生的档案应妥善保存,学生复学后,应及时将其档案按所在班级重新归入。

第十条  退学学生的档案,退学学生领取档案时需办理档案领出手续,由所属学院辅导员、书记签字,将学生档案邮回学生当地人事局。

第十一条  学生出国不归、失踪、无人领取等情况,经证实,其档案仍由学校档案室保管,保存期限为 6 年。

第十二条  根据安全保密和便于查找的原则,学生档案室集中对学生档案进行严密、科学地保管。

第五章 学生档案的查阅

第十三条  因工作需要查阅学生档案,须遵守下列规定:

(一) 学生档案一般不得外借,如必须借出使用时,由本人提出申请,逐级审批,严格履行借阅手续后,方可借出。

(二) 学生个人不能查阅自己的档案材料。

(三) 查阅学生档案必须遵守保密制度和阅档规定,严禁拆卸、涂改、抽取、撤换档案材料,若出现此类情况按学校有关规定处理。

第十四条  毕业学生查询档案去留情况,应出具相关证明,办理登记手续后进行查询。

第六章 学生档案的转递

第十五条  学生工作处在接收新生档案后,由专人负责保管,直至学生毕业时将档案分发到各二级学院辅导员手中。

第十六条  辅导员在学生毕业前期,按我校档案封装要求将所需材料一并放入档案中。经学院党总支书记检查无误后签订档案封装确认书,统一到学生工作处密封,加盖哈尔滨剑桥学院封边章。

第十七条  毕业生档案由其辅导员统一汇总整理后将学生档案和《档案邮寄登记表》一并交至学生处,由学生处负责与指定邮局联系,按照学生填写的毕业去向邮寄。辅导员将派发的 《档案邮寄登记表》一式 3 份,一份自行妥善保管,一份交由学生处保管,一份上交学校档案室存档。

第十八条  严格执行学生档案转递制度,避免产生“无头档案”,转出的档案必须密封、完整、齐全,并按规定经过认真整理装订,不得扣留材料。

第七章 附则

第十九条  本办法由学生工作处负责解释,自发布之日起实行。